Управляем документированной информацией

Опубликовано 25.03.2020

Про то, как разработать четкую структуру документации и внедрить управление документированной информацией в рамках бизнес-методики GORA

Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Оставить заявку

Место документированной информации в четвёртом шаге бизнес-методики GORA

Бизнес-методика GORA – практическое руководство построения системы управления устойчивым развитием бизнеса включает следующие основные шаги:

Четвёртый шаг бизнес-методики GORA рассматривает следующие ключевые элементы, обеспечивающие непрерывное развитие системы управления:

  • управление документированной информацией,
  • управление несоответствиями,
  • обучение персонала и организационные знания,
  • управление изменениями,
  • внутренние аудиты и анализ со стороны руководства.

В этом материале рассмотрим один из ключевых элементов четвёртого шага, а именно – управление документированной информацией. Остановимся на некоторых важных вопросах, которые чаще всего задают собственники и руководители предприятий:

Среди наших клиентов

Как проходит внедрение?

  • Документированная информация: что это и зачем?
  • Как разработать понятную и простую структуру документации?
  • Как управлять документированной информацией?

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ: ЧТО ЭТО И ЗАЧЕМ?

Документированная информация или документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Цель системы документирования – закрепить в документах всех уровней логичное, однозначное и равномерное распределение ответственности и донести до каждого сотрудника конкретные требования по функционалу и порядку (времени и пр.) выполнения основных (критических с точки зрения сложности или др. критериев) функций.

Как избежать аврала в работе и не начинать день с призыва «Все на баррикады, у нас опять провал!»?

Лозунгами и призывами улучшать деятельность компании невозможно, необходимо определить в системе управления компанией механизмы, которые будут «автоматически» поддерживать и улучшать бизнес. Один из таких механизмов – алгоритмизация управления документированной информацией.

Является ли бюрократией написание инструкций и процедур, хотя бы по ключевым функциям? Обязаны ли люди думать так, как их руководители?

Чаще всего, сотруднику требуется четко описанная технология выполнения действий. Хорошо, если сотрудник является опытным и компетентным, а инструкция ему не нужна.

Но что произойдёт, если этот сотрудник завтра не выйдет на работу? Кто сможет выполнять его функции, причём не нарушая сроков и не снижая качества, а такого опыта ни у кого нет? Во сколько компании обойдутся ошибки этого сотрудника?

Для чего нужно документировать деятельность своей компании? Ответ очевиден – чтобы в автоматическом режиме решать ключевые проблемы, связанные со сбоями в работе, а также управлять изменениями. Современный бизнес немыслим без надежного управления. Основу любой системы управления составляют документы, регламентирующие деятельность предприятия, как систему управления, направленную на стратегические задачи.

Что даёт документирование информации?

Прежде всего оно обеспечивает прозрачность деятельности, снабжает руководство информацией, необходимой для эффективного планирования, контроля и исполнения задач. Документирование процессов, функций, операций – путь к их совершенствованию в рамках предприятия как единой системы учета и управления. Кроме того, разработанные документы, позволят сделать процессы управления простыми и понятными, а персонал системы мотивируют на согласованное и правильное использование инструментов информационной системы.

КАК РАЗРАБОТАТЬ ПОНЯТНУЮ И ПРОСТУЮ СТРУКТУРУ ДОКУМЕНТАЦИИ?

Что значит «понятная» и «простая» структура документации?

Понятность документации обеспечивается практическим опытом компании и ориентацией на решение существующих задач. А вот простой, в полном смысле этого слова, документированная информация быть не может. Как показывает практика лучшие системы документации являются не самыми простыми, т.к. разрабатываются с учетом опробованных методик и требований международных стандартов.

Кроме того, объем документированной информации будет отличаться в разных компаниях в зависимости от их размера и вида деятельности, сложности процессов и компетентности персонала. И, конечно, компании не обойтись без классификатора документированной информации – систематизированного перечня имеющейся документации, распределенного по уровням и типам в соответствии со структурой документации компании, выполняющего функцию картотеки (для каждого документа определяется уникальный код).

Структура документации становится «понятной» и «простой», если разработаны и используются единые правила создания документов.

Во-первых, устанавливается приоритет вышестоящих документов (кроме 1-го уровня). То есть нижестоящие документы составляются с учетом целей и задач вышестоящего документа, а также привязаны к вышестоящему документу и не противоречат ему.

Во-вторых, каждый документ конкретного уровня создается по согласованному единому шаблону, не противоречит другим документам и не дублирует их.

В-третьих, документ должен содержать конкретные требования с привязкой к должности и указанием времени на их выполнение.

Хаос в управлении происходит тогда, когда документы составлены с нарушением правил. Так если документы 2-го и нижестоящих уровней создаются без учета стратегий, то, как следствие, они противоречивы и часто избыточны. Кроме того, появляется большое количество документов, дублирующих в той или иной степени друг друга, а ряд документов вообще не используется. Нарушение правил приводит к тому, что каждый раз создается новый документ, несмотря на уже имеющийся аналогичный или схожий в системе, а в результате затраты на поддержание актуальности системы документооборота вырастают в разы.

КАК УПРАВЛЯТЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ?

Какие условия должны соблюдаться, чтобы документированная информация была управляема?

Прежде всего, необходимо обеспечить защиту, доступность и пригодность информации для применения там, где и когда она необходима. Неуправляемыми становятся документы в случае потери конфиденциальности, от ненадлежащего использования или потери целостности.

Управление документированной информацией предусматривает следующие действия:

  • создание/пересмотр внутреннего документа;
  • рассылка, обеспечение доступа, поиск и применение; 
  • хранение и защита;
  • управление изменениями (например, контроль версий);
  • установление сроков хранения и порядка уничтожения.

Создание /пересмотр внутреннего документа – наиболее ответственный момент во всей системе документооборота. Любой сотрудник может быть инициатором разработки или пересмотра документа, но дальше следует рассмотрение предложения или верификация, т.е. проверка отсутствия дублирования документа по всей системе. Зачастую на практике создаются одинаковые по форме и сути документы даже в смежных подразделениях и процессах, которые много взаимодействуют между собой и хорошо знают друг друга, не говоря уже о процессах, которые имеют мало точек соприкосновения, но тем не менее, сталкиваются с похожими задачами по документированию деятельности. Кроме того, изучение и анализ возможности применения для целей, с которыми предлагается новый документ, уже действующих в организации документов (например, после их доработки) значительно сократит стоимость и сроки разработки документации.

После того, как принято решение о разработке нового документа, происходит валидация документа – определение эффективности документа здесь и сейчас в сложившейся системе управления. Эффективность документа определяется следующими критериями: сложность деятельности и влияние ее на конечный результат; количество пользователей; степень автоматизации. Результатом валидации может стать решение о конкретной форме, в которой документ должен быть разработан (например, в форме пошагового руководства к программному обеспечению с примерами и скриншотами), или рекомендации по формулированию требований с учетом уровня компетентности сотрудников, включая, например, языковые и психологические особенности и пр.

Хранение и защита документов – важнейшее направление, требующее чрезвычайного внимания.

Страшно представить, что произойдёт, если при увольнении из компании работник унесёт с собой все имеющиеся в его распоряжении носители информации!

А как проверить нарушает ли работник установленные правила работы с информацией в локальных и сетевых информационных ресурсах?

А во что может обойтись компании потеря или уничтожение даже части важных документов? Или чем грозит несанкционированная запись файлов на внешние электронные носители или пересылка конфиденциальной информации по электронной почте?

Вот лишь некоторые вопросы, ответ на которые и дальнейшие действия позволят обеспечить на базовом уровне хранение и защиту документированной информации.

Одним из обязательных правил сохранности и защиты документов должно стать резервное копирование информации с использованием внешних электронных носителей, имеющих соответствующие грифы и инвентарные номера.

Особое внимание должно уделяться сохранности информации в случае смены или увольнения работника. Необходимо в присутствии работника и его непосредственного руководителя переместить информацию с локальных и сетевых ресурсов на учтенные в делопроизводстве внешние электронные носители. В случае смены или увольнения работника, ответственного за ведение делопроизводства, составляют акт приема-передачи документов на бумажных и электронных носителях информации.

Важно, чтобы электронные версии документов хранились с помощью учтенных в делопроизводстве внешних электронных носителей, имеющих соответствующие инвентарные номера и грифы, а также на жестких дисках компьютеров, не подключенных к внутренней компьютерной сети компании и сети Интернет, а также с использованием парольной защиты.

Кроме того, необходимо рассмотреть целесообразность установления запрета на размещение и обработку конфиденциальной информации на компьютерах, подключенных к сети Интернет, внешних носителях памяти и т.п.

Особо следует отметить, что для обеспечения эффективного управления документами необходимо провести унификацию форм документов каждого уровня, т.е. обеспечить их единообразную структуру, изложение и оформление. Такой подход способствует единому пониманию этих документов как всеми пользователями, так и проверяющими сторонами при проведении внутренних и внешних аудитов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управление документированной информацией не должно быть самоцелью. Именно поэтому в бизнес-методике GORA классификатор документированной информации основан на процессной модели, которая, в свою очередь, выстроена с учетом стратегии и политики компании. Конкретные документы (процедуры, стандарты организаций и др.) разрабатываются обязательно при активном участии специалистов, занятых в соответствующих процессах, что обеспечивает вовлеченность персонала в деятельность компании.

Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Оставить заявку
Заполните эту простую форму и наши менеджеры свяжутся с Вами в ближайшее время
Не обязательно для заполнения
Отправить