Очевидно, что эффективность системы менеджмента качества зависит во многом от того насколько хорошо проводится управление документацией СМК. Документирование систем качества, которое выполнено в систематической и последовательной манере может придать системе качества статус и должно: предъявляют четкие требования к персоналу, облегчать мониторинг, а также проверку системы, одновременно доводить до сотрудников перечень инструкций и многое другое.
Система качества развивается наравне с развитием деятельности компании. Все документы системы качества редактируются. Поэтому очень важно обеспечить всем должностным лицам действующее издание документов. Основная цель управления документацией системы менеджмента качества заключается в обеспечении нужных документов системы качества в нужный момент и в нужном месте.
Решение о том, кто именно будет наделен полномочиями принимает руководитель. И это не обязательно должностные лица, утверждающие Руководство по качеству, процедуры в подразделениях или же рабочие инструкции.
Для того чтобы продемонстрировать соответствие такому требованию нужно подтверждение данного рассмотрения. Зачастую необязательно на оригинале документа, который выполнен в печатном или письменном виде ставить подпись. Некоторые компании для того чтобы подтвердить оригинал документа прикрепляют специальный ярлык, а все рабочие экземпляры содержат на него ссылку.
Основной перечень содержит перечисление документов с датой издания и с указанием их текущей редакции. Может быть, один или несколько перечней, которые охватывают разные категории документов, которые существуют в системе менеджмента. Перечень – это документ системы качества и он подлежит такому же изданию, как и другие документы. Обращение с оригиналом документов такое же, как и обращение в основном перечнем.
Обеспечивать нужные издания документов помогает рассылка. Управление рассылкой должно быть спланировано, чтобы не было ситуаций, в которых устаревшими документами можно пользоваться в справочных целях. Рассылка должна иметь четкую структуру, чтобы каждый имел к нему доступ. Это значит, что каждому сотруднику следует выдать один экземпляр документа, и каждый должен иметь возможность без труда пользоваться документом.
Все вышеперечисленное можно легко применить, но есть много несоответствий, которые вызваны неадекватным управлением документации.
Введение безбумажной системы в управлении документацией СМК может ускорить его. Если документы хранятся в электронном виде и рассылаются по электронной почте, то появляется проблема по управлению рассылками, точно также как и в случае с печатной документацией. Но если в компании есть компьютерная сеть и все пользователи имеют к ней доступ, то осуществить управление документацией СМК будет несложно.
При безбумажной системе подтверждение рассмотрения, внесение изменений может гарантировать защиту документов от записи, при этом доступ к изменениям в документе ограничен лицами, которые не имеют полномочия на рассмотрение, а также утверждение конкретных документов.
Чтобы документ был управляемым, в нем должен содержаться некоторый объем информации, который позволит осуществлять такое управление. Данная информация включает в себя: название, номер документа, указание статуса, нумерацию страниц, информацию о владельце.
Аудиторы не должны забывать о том, что есть много способов по управлению документацией. Например многие компании не используют в работе с документами индикаторы по пересмотру и уровню редакции, полагаются на то, что дата издания сама указывает на статус пересмотра и реакции.
Любые изменения в документы вносятся с целью улучшения качества документации. Они вносятся для того чтобы изменить требования, по необходимости модернизировать процесс или же для четкого понимания требований. Компании прилагают к документам перечень поправок, в которых указывают изменения и их причины.
